Actele unei lucrări DDD: ce primești, ce verifici și ce îți cere un control
Tratamentul se termină într-o zi, dar actele rămân ani. Aici scrie exact ce trebuie să conțină procesul-verbal, ce trebuie să scrie în contract ca să te apere pe tine, ce dosar îți cere un control și ce ai dreptul să ceri prin lege de la orice firmă DDD, nu doar de la noi. Cu articolele citate, ca să poți verifica singur.
Cele trei D-uri din siglă. Actele de mai jos sunt aceleași pentru toate trei.
Ce rămâne la tine după ce pleacă echipa
Lucrarea se termină, echipa pleacă, iar peste șase luni vine cineva să întrebe. Ce ai în mână atunci contează la fel de mult ca tratamentul.
La persoane fizice
- Procesul-verbal al intervenției, semnat de operator și de tine.
- Bonul sau factura, cu serviciul denumit exact.
- Recomandările scrise: cât stai afară, ce speli și ce nu speli, când revenim.
Nu ai nevoie de contract pentru o intervenție singulară acasă.
La firme, asociații și instituții
- Contractul, cu graficul intervențiilor.
- Proces-verbal la fiecare vizită, nu doar la prima.
- Avizele produselor folosite și fișele lor de securitate.
- Planul de amplasare a stațiilor de intoxicare, numerotate.
- Afișul de avizier, cu ce cere legea să afle oamenii din clădire.
- Autorizațiile firmei, în copie, pentru dosarul tău.
Cum îl primești
Pe hârtie, la fața locului, semnat de operatorul care a lucrat. Dacă vrei și în format electronic, îți trimitem scanarea pe e-mail în aceeași zi. Nu percepem nimic pentru asta și nu îl condiționăm de nimic.
Ce scrie într-un proces-verbal corect, rând cu rând
E documentul pe care îl cere primul orice control și singurul care dovedește că lucrarea chiar s-a făcut. Iată ce trebuie să găsești pe el.
- Cine a lucrat. Denumirea firmei, codul fiscal, și numele operatorului care a executat, nu doar o ștampilă.
- Unde și când. Adresa exactă a spațiului tratat, data și intervalul orar. Nu „luna aprilie", ci ziua.
- Ce s-a tratat. Suprafața în metri pătrați sau volumul, și lista concretă a zonelor: subsol, ghenă, casa scării, bucătărie, depozit.
- Împotriva cui. Specia sau grupa vizată. „Dezinsecție" fără să scrie împotriva a ce nu spune nimic.
- Cu ce. Denumirea comercială a produsului biocid, numărul avizului lui și concentrația soluției aplicate.
- Cum. Metoda: pulverizare, nebulizare, gel, momeală în stații, capcane. Din ea se vede dacă tratamentul se potrivea cu problema.
- Ce ai de făcut. Perioada în care nu se intră, ce se spală după, ce nu se spală, și măsurile de prim ajutor recomandate de producător.
- Ce urmează. Data etapei următoare sau a controlului, dacă lucrarea are mai multe etape.
- Semnături. A operatorului și a beneficiarului. Un proces-verbal nesemnat de tine nu te apără pe tine.
Testul rapid, dacă ai deja unul în sertar
Uită-te după trei lucruri: numărul avizului produsului, concentrația și numele operatorului. Dacă lipsesc toate trei, actul acela nu dovedește mare lucru la un control, oricâte ștampile ar avea.
Ce trebuie să conțină contractul ca să te apere pe tine
Un contract DDD prost e o hârtie care dovedește doar că ai plătit. Unul bun stabilește dinainte cine răspunde când tot mai apar.
- Obiectul, pe servicii separate. Deratizare, dezinsecție și dezinfecție sunt trei lucruri diferite, cu ritmuri diferite. Un contract care scrie doar „servicii DDD" lasă loc de interpretare exact când ai nevoie de claritate.
- Graficul intervențiilor, cu numărul de vizite pe an și intervalele dintre ele. Nu „periodic", ci câte și când.
- Perimetrul acoperit, punct cu punct: care spații intră, care nu, și cine deschide ușile.
- Ce se întâmplă între vizite, dacă apare o problemă. Intervenția de urgență e inclusă sau se facturează separat, și în cât timp venim.
- Cine furnizează produsele și obligația prestatorului de a folosi doar produse cu aviz în vigoare.
- Documentele care ți se predau la fiecare vizită, enumerate. Așa nu mai trebuie să le ceri de fiecare dată.
- Obligațiile tale, scrise cinstit: golirea spațiului, accesul, curățenia dinainte. Fără ele, tratamentul dă mai puțin, iar contractul trebuie să spună asta.
- Ce se întâmplă dacă nu funcționează. Aici se vede firma. La noi există Garanția 300%, în scris, în contract.
- Durata, prețul și condițiile de reziliere, fără taxe ascunse de ieșire.
Întrebarea de pus înainte să semnezi
„Ce se întâmplă dacă la trei săptămâni după intervenție tot am gândaci?" Răspunsul la întrebarea asta, scris în contract, valorează mai mult decât toate celelalte clauze la un loc. Dacă firma se bâlbâie, ai aflat tot ce trebuia.
Afișul de la avizier: dreptul pe care puțini îl cunosc
Nu e o curtoazie a firmei, e o obligație scrisă. Și e cel mai simplu mod de a verifica dacă prestatorul își face treaba ca lumea.
Normele de igienă și sănătate publică aprobate prin Ordinul ministrului sănătății nr. 119/2014 spun la articolul 83 alineatul (1) că unitățile care prestează servicii de dezinfecție, dezinsecție și deratizare sunt obligate să informeze populația despre data efectuării lucrărilor, substanțele folosite și măsurile de prim ajutor recomandate de producători.
Într-un bloc, asta înseamnă un afiș la avizier, pus înainte de lucrare, nu după. Într-o firmă, o informare către angajați. Într-o școală, către părinți.
De ce contează pentru tine, ca administrator
Dacă un locatar reclamă că nu a fost anunțat, obligația nu era a lui să întrebe, ci a prestatorului să afișeze. Un afiș pus la timp, fotografiat, închide discuția înainte să înceapă. Noi îl aducem tipărit și îl lăsăm la avizier, iar poza intră în dosarul lucrării.
Aceleași norme, la articolul 50 litera b), stabilesc și ritmul: dezinsecția periodică se face la intervale prevăzute în metodologii, dar nu mai mari de 3 luni, iar deratizarea periodică la intervale de maximum 6 luni. Între ele se aplică proceduri curente de întreținere, în funcție de prezența vectorilor.
Dosarul pe care ți-l cere un control, în ordinea în care ți-l cere
Nu e complicat, dar e ușor de descoperit prea târziu că lipsește o piesă. Ține-le pe astea la un loc, într-un singur biblioraft sau într-un singur dosar pe calculator.
- Contractul în vigoare, cu firma prestatoare, semnat de ambele părți.
- Procesele-verbale ale tuturor intervențiilor din perioada verificată, în ordine cronologică. Lipsa unuia din mijloc se vede imediat.
- Autorizațiile prestatorului, în copie: sanitară, sanitar-veterinară acolo unde profilul o cere, de mediu, și autorizația locală unde există.
- Avizele produselor biocide folosite, emise de Comisia Națională pentru Produse Biocide, valabile la data lucrării.
- Fișele tehnice și fișele cu date de securitate ale acelorași produse.
- Planul de amplasare a stațiilor, cu numerotare, și fișa de control a fiecăreia.
- Dovada informării: poza afișului de la avizier sau nota internă către angajați.
Ce facem noi ca să nu te ocupi tu de asta
La clienții cu contract, dosarul se construiește singur pe măsură ce lucrăm: fiecare intervenție își adaugă procesul-verbal, iar avizele și fișele se actualizează când se schimbă un produs. Când vine controlul, ceri dosarul și îl primești complet, nu îl aduni de prin sertare.
Avizul și fișa de securitate: cele două acte ale substanței
Orice produs biocid folosit legal în România are un aviz. Dacă prestatorul nu ți-l poate arăta, întrebarea următoare se pune singură.
Avizul produsului
Documentul emis de Comisia Națională pentru Produse Biocide, care spune că produsul poate fi pus pe piață în România, pentru ce tipuri de utilizare și cu ce eficacitate dovedită. Are un număr și o valabilitate.
Ce verifici: numărul, data expirării, și dacă tipul de utilizare de pe aviz se potrivește cu locul în care a fost folosit la tine.
Fișa cu date de securitate
Documentul producătorului, cu compoziția, pericolele, măsurile de prim ajutor și ce se face în caz de contact sau de scurgere. E cea pe care ți-o cere medicul sau pompierul, dacă se întâmplă ceva.
Ce verifici: să fie a produsului folosit efectiv la tine, nu a altuia din aceeași gamă, și să fie în română.
Le avem pe amândouă pentru fiecare produs cu care lucrăm și le predăm odată cu procesul-verbal, fără să le ceri. Pentru clienții cu contract, ele stau permanent în dosarul lucrării.
Ce poți verifica despre noi, fără să ne crezi pe cuvânt
Documentele de mai sus sunt ale lucrării. Astea sunt ale firmei, și se verifică toate din surse publice.
- Certificarea CEPA EN 16636, prima din România, obținută în 2018. Se verifică în registrul public al organismului care o emite.
- Marca înregistrată la OSIM, cu certificat.
- Autorizațiile de funcționare, inclusiv cea sanitar-veterinară și cea de mediu.
- Contractele cu instituții publice, vizibile în registrul achizițiilor statului, unde oricine poate căuta după codul nostru fiscal.
Toate sunt detaliate, cu explicații și cu ce înseamnă fiecare, pe pagina de ce Compania DDD.
Ce ne întreabă oamenii despre acte
Procesul-verbal e obligatoriu?
Pentru tine, ca beneficiar, e dovada că lucrarea s-a făcut și singurul document pe care îl poți pune pe masă la un control. Noi îl emitem la fiecare intervenție, inclusiv la persoane fizice, și îl semnăm amândoi.
Cât de des trebuie făcută deratizarea, ca să fiu în regulă?
Normele aprobate prin Ordinul MS 119/2014 stabilesc la articolul 50 litera b) că deratizarea periodică se face la intervale de maximum 6 luni, iar dezinsecția periodică la intervale de maximum 3 luni. Între ele se aplică proceduri curente, în funcție de ce se vede pe teren.
Am nevoie de contract sau pot chema o singură dată?
Acasă, o singură intervenție e perfect normală și nu cere contract. La firmă, asociație sau instituție, contractul e cel care îți dă continuitatea și dosarul, iar la un control lipsa lui e prima întrebare.
Ce fac dacă firma anterioară nu mi-a lăsat nimic?
Ceri în scris copiile proceselor-verbale, sunt ale tale. Dacă nu le primești, reconstruim de la zero: la prima noastră intervenție primești tot setul, iar dosarul începe curat.
Afișul de la avizier chiar e obligatoriu?
Da. Articolul 83 alineatul (1) din aceleași norme cere ca prestatorul să informeze populația despre data efectuării lucrărilor, substanțele folosite și măsurile de prim ajutor recomandate de producători. Îl aducem tipărit și îl lăsăm la avizier.
Îmi puteți da avizele produselor?
Da, la fiecare intervenție, fără să le ceri. Le predăm odată cu procesul-verbal, împreună cu fișele cu date de securitate.
Actele vin și pe e-mail?
Da, scanate, în aceeași zi, dacă ne spui adresa. Originalul pe hârtie rămâne la tine.
Ce documente îmi trebuie pentru un audit IFS sau BRC?
Aceleași ca la un control DSP, plus graficul anual și fișele de monitorizare ale stațiilor. Pentru clienții cu contract, tot pachetul e pregătit dinainte de audit, în formatul cerut de standard.
Cine semnează procesul-verbal din partea voastră?
Operatorul care a executat efectiv lucrarea, cu numele lui scris, nu doar cu ștampila firmei. Așa se poate verifica cine a fost la tine.
Pot verifica singur dacă firma e autorizată?
Da, și e sănătos să o faci. Ceri copiile autorizațiilor și le confrunți cu emitentul. Contractele cu instituții publice se văd oricum în registrul achizițiilor statului, după codul fiscal.
Vrei un prestator care îți lasă dosarul complet?
Trei rânduri: cine ești, la ce număr te găsim și ce spațiu ai. Îți spunem ce documente primești și cât costă, înainte să semnezi ceva.